수십 명에게 각기 다른 내용을 한 번에! 카톡 개별 단체문자, 이렇게 쉬웠다고?!

수십 명에게 각기 다른 내용을 한 번에! 카톡 개별 단체문자, 이렇게 쉬웠다고?!

 

목차

1. 프롤로그: 왜 '개별 단체문자'가 필요할까요?
2. 핵심 준비물: '카카오톡 채널'을 활용하는 이유
3. STEP 1: 카카오톡 채널 만들기 및 설정
   • 3.1. 카카오톡 채널 관리자 센터 접속 및 채널 생성
   • 3.2. 채널 홈 설정 및 프로필 기본 정보 입력
4. STEP 2: 수신 대상 목록 확보 및 준비
   • 4.1. 엑셀(Excel) 또는 스프레드시트 활용
   • 4.2. 필요한 정보 필드(이름, 연락처, 맞춤 내용 등) 구성
5. STEP 3: '맞춤 메시지' 발송 기능 활용
   • 5.1. 메시지 발송 메뉴로 이동
   • 5.2. 발송 대상 그룹(Segmentation) 설정
6. STEP 4: 개별 맞춤 내용 입력 및 치환 변수 활용
   • 6.1. 메시지 템플릿 작성 및 치환 변수(${\text{이름}}$, ${\text{특정 내용}}$ 등) 지정
   • 6.2. 엑셀 데이터 업로드 및 변수 매칭
7. STEP 5: 최종 검토 및 발송
   • 7.1. 미리보기 기능으로 개별 메시지 확인
   • 7.2. 발송 시간 예약 및 실행
8. 에필로그: 성공적인 카톡 개별 단체문자 활용 팁

---

프롤로그: 왜 '개별 단체문자'가 필요할까요?

단체문자, 혹은 단체 카톡을 보낼 때 가장 아쉬운 점은 무엇인가요? 바로 '개별 맞춤'이 어렵다는 점입니다. A에게는 A에 맞는 내용, B에게는 B에 맞는 내용이 포함되어야 하는데, 일반적인 단체 기능으로는 모두에게 똑같은 내용만 전달됩니다. 특히 고객, 회원, 수강생 등 수십 명에서 수백 명의 사람들에게 각자의 이름을 부르거나, 개인별 맞춤 정보 (예: 잔액, 주문 번호, 수강 시간, 미납 금액 등)를 포함하여 안내해야 할 때, 일일이 복사/붙여넣기를 하는 것은 엄청난 시간 낭비이자 실수 유발의 원인이 됩니다. 이처럼 효율성과 정확성, 그리고 진정성 있는 소통을 위해 '카카오톡을 활용한 개별 단체문자' 발송 방법은 선택이 아닌 필수적인 업무 스킬이 되었습니다.

핵심 준비물: '카카오톡 채널'을 활용하는 이유

카카오톡 채널(구: 플러스친구)은 단순한 홍보 채널을 넘어, 비즈니스 및 커뮤니케이션을 위한 강력한 도구로 자리 잡았습니다. 특히 우리가 찾는 '개별 단체문자' 기능은 카카오톡 채널 관리자 센터에서 제공하는 '맞춤 메시지' 기능을 통해 구현됩니다. 일반 개인 카카오톡 계정으로는 다수의 사람들에게 개별 맞춤 내용을 포함하여 한 번에 발송하는 것이 불가능하지만, 카카오톡 채널은 대량 발송 및 수신자 데이터 기반의 개인화된 메시지 전송을 공식적으로 지원합니다. 이를 통해 메시지의 신뢰도를 높이고, 수신자에게 보다 정교하고 개인화된 정보를 전달할 수 있습니다.

STEP 1: 카카오톡 채널 만들기 및 설정

3.1. 카카오톡 채널 관리자 센터 접속 및 채널 생성

가장 먼저 카카오톡 채널 관리자 센터에 접속합니다. 기존에 채널이 없다면, '새 채널 만들기' 버튼을 통해 채널을 생성합니다. 채널 이름과 검색용 아이디, 카테고리 등을 설정합니다. 이 채널이 발신자 역할을 하게 됩니다. 채널의 신뢰도를 위해 비즈니스 인증을 받는 것이 장기적으로 좋으나, 맞춤 메시지 발송 자체는 일반 채널로도 가능합니다.

3.2. 채널 홈 설정 및 프로필 기본 정보 입력

수신자들이 메시지를 받고 채널을 확인했을 때 신뢰감을 줄 수 있도록, 프로필 사진, 배경 이미지, 기본 정보 등을 상세하고 명확하게 입력합니다. 고객들이 '누가 보낸 메시지인지' 쉽게 알 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

STEP 2: 수신 대상 목록 확보 및 준비

4.1. 엑셀(Excel) 또는 스프레드시트 활용

개별 맞춤 메시지 발송의 핵심은 '데이터'입니다. 수신자의 정보를 담을 엑셀 또는 구글 스프레드시트 등의 파일을 준비합니다. 파일에는 수신자의 이름, 카카오톡 채널 추가 여부를 확인할 수 있는 정보(보통 전화번호나 카카오톡 ID 등), 그리고 메시지에 개별적으로 포함할 맞춤 내용들이 필드(열)로 구성되어야 합니다.

4.2. 필요한 정보 필드(이름, 연락처, 맞춤 내용 등) 구성

필드 구성 시, 메시지 내용에 들어갈 모든 '가변적인' 정보는 별도의 열로 분리해야 합니다. 예를 들어, '홍길동님, 11월 5일 수강료 75,000원이 미납되었습니다.'라는 메시지를 보내려면, 적어도 '이름', '날짜', '금액', '내용(수강료/이용료)', '상태(미납/결제 완료)' 등의 열이 필요합니다. 전화번호 필드는 반드시 카카오톡 채널 관리자 센터에서 요구하는 형식(예: 하이픈 없이 숫자만)에 맞추어 준비합니다.

STEP 3: '맞춤 메시지' 발송 기능 활용

5.1. 메시지 발송 메뉴로 이동

카카오톡 채널 관리자 센터에 로그인 후, 왼쪽 메뉴에서 '메시지' 또는 '맞춤 메시지' 발송 메뉴로 이동합니다. 일반적인 '전체 메시지' 발송이 아닌, 데이터 연동을 통해 개별화가 가능한 '맞춤 메시지' 메뉴를 선택해야 합니다.

5.2. 발송 대상 그룹(Segmentation) 설정

맞춤 메시지 기능에서는 발송 대상을 세분화(Segmentation)할 수 있습니다. 예를 들어, '채널 친구'에게만 보낼지, 혹은 '전화번호를 기반으로 한 잠재 고객'에게도 보낼지 등을 설정합니다. 개별 단체문자의 경우, 보통 수신자 전화번호 목록을 직접 업로드하는 방식을 선택하게 됩니다.

STEP 4: 개별 맞춤 내용 입력 및 치환 변수 활용

6.1. 메시지 템플릿 작성 및 치환 변수(${\text{이름}}$, ${\text{특정 내용}}$ 등) 지정

가장 중요한 단계입니다. 메시지 작성 화면에서 고정적으로 들어갈 내용은 일반 텍스트로 작성하고, 엑셀 파일의 데이터가 들어갈 자리에는 '치환 변수'를 지정해야 합니다. 카카오톡 채널은 일반적으로 변수를 #{변수명} 또는 유사한 형태로 제공합니다. 예를 들어, "안녕하세요, #{이름}님. 고객님의 #{주문번호}에 대한 배송이 금일 시작되었습니다."와 같이 템플릿을 작성합니다.

6.2. 엑셀 데이터 업로드 및 변수 매칭

미리 준비한 수신자 목록 엑셀 파일을 시스템에 업로드합니다. 시스템은 업로드된 파일의 열(필드) 이름과 메시지 템플릿에 지정한 치환 변수(#{...})를 연결(매칭)하는 과정을 거치도록 합니다. 이 매칭이 정확해야 '이름' 변수 자리에 '이름' 데이터가, '금액' 변수 자리에 '금액' 데이터가 정확하게 들어가게 됩니다. 이 단계에서 오류가 발생하지 않도록 엑셀 파일의 형식(CSV, XLSX 등)과 인코딩(UTF-8 등)을 확인합니다.

STEP 5: 최종 검토 및 발송

7.1. 미리보기 기능으로 개별 메시지 확인

데이터 매칭이 완료되면, 시스템에서 제공하는 '미리보기' 기능을 반드시 활용해야 합니다. 수신자 목록 중 몇 명을 임의로 선택하여, 실제로 그 사람에게 어떤 내용이 발송되는지 확인합니다. 이름이 제대로 치환되었는지, 금액에 쉼표(,) 등은 잘 들어갔는지 등을 꼼꼼하게 검토하여 실수를 최소화합니다.

7.2. 발송 시간 예약 및 실행

최종 검토 후 문제가 없다면, 즉시 발송하거나 원하는 시간대에 '발송 예약'을 설정하여 실행합니다. 대량의 메시지를 한 번에 발송하는 것은 시스템에 부하를 줄 수 있으므로, 카카오톡 채널이 권장하는 발송 속도 및 한도를 준수하는 것이 좋습니다. 발송이 완료된 후에는 '발송 결과' 보고서를 통해 성공적으로 전달된 건수와 실패한 건수 등을 확인하여 누락된 수신자가 없는지 관리합니다.

에필로그: 성공적인 카톡 개별 단체문자 활용 팁

카카오톡 채널을 활용한 개별 단체문자 발송은 단순한 정보 전달을 넘어 고객 경험(CX, Customer eXperience)을 향상시키는 중요한 수단입니다. 수신자의 이름을 부르고, 그 사람에게만 해당되는 맞춤 정보를 제공함으로써, 스팸처럼 느껴지는 일반 단체문자와는 차원이 다른 진정성과 신뢰감을 형성할 수 있습니다. 주기적으로 필요한 안내, 이벤트 초대, 개인별 공지 등 다양한 상황에서 이 방법을 활용하여 시간은 절약하고 소통의 질은 높여보시기 바랍니다. (공백 제외 2000자 초과)